Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa w Powiatowym Inspektoracie Weterynarii w Chełmie oraz podejmowania działań następczych.
§ 1
CEL PROCEDURY
Procedura określa zasady i tryb przyjmowania przez organ publiczny zgłoszeń zewnętrznych dotyczących informacji o naruszeniu prawa, podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń naruszenia prawa.
§ 2
DEFINICJE
Użyte w procedurze określenia oznaczają:
1) organ publiczny - należy przez to rozumieć Powiatowego Lekarza Weterynarii w Chełmie;
2) zgłoszenie/zgłoszenie zewnętrzne - rozumie się przez to informacje o naruszeniu prawa, dokonaną za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji;
3) sygnalista - rozumie się przez to osobę fizyczną, która dokonuje zgłoszenia o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy:
4) działania następcze - rozumie się przez to postępowanie prowadzone w związku ze złożonym zgłoszeniem;
5) kanał zgłaszania - rozumie się przez to techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie zgłoszenia;
6) procedura - rozumie się przez to Procedurę dotyczącą przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych;
7) ustawa - ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928).
§ 3
NARUSZENIA PRAWA, KTÓRE PODLEGA ZGŁOSZENIU
1. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa.
2. Informacje zgłaszane przez sygnalistę rozpatrywane przez organ publiczny dotyczą działań związanych z działalnością organu w tym: korupcji, zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych. zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego, bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt, zdrowia publicznego, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczpospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej, rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych, konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i nie związanych z dziedzinami wskazanymi powyżej.
§ 4
DOKONYWANIE ZGŁOSZEŃ
1. Zgłoszenie może być dokonane:
1) w formie dokumentowej:
a) w postaci papierowej na adres do korespondencji: Powiatowy Inspektorat Weterynarii w Chełmie ul. Browarna 2, 22-100 Chełm z dopiskiem „zgłoszenie naruszenia”;
b) w postaci e-mail na adres:
2) w formie ustnej,
a) poprzez informację telefoniczną, z której zostanie sporządzony protokół przez osobę upoważnioną przyjmującą zgłoszenie;
b) ustnie podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania wniosku o taką formę zgłoszenia. W takim przypadku zgłoszenie jest dokumentowane w formie protokołu spotkania, które odtwarza jego dokładny przebieg. Sygnalista może dokonać sprawdzenia protokołu, jego poprawienia i zatwierdzenia przez jego podpisanie.
2. Zgłoszenie powinno zawierać co najmniej następujące informacje:
a) szczegółowy opis zgłaszanego naruszenia prawa;
b) dowody na poparcie zgłoszenia;
c) dane identyfikacyjne i adresowe sygnalisty;
d) dane umożliwiające kontakt.
3. W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej sygnalista podaje adres do kontaktu.
4. W przypadku gdy adres, o którym mowa w ust. 3 nie zostanie podany ani nie jest możliwe ustalenie adresu sygnalisty, organ publiczny:
a) nie informuje sygnalisty o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego oraz nie informuje o wstępnej weryfikacji zgłoszenia;
b) nie przesyła sygnaliście informacji o przyjęciu zgłoszenia;
c) nie wydaje sygnaliście zaświadczenia o podleganiu przez niego ochronie wynikającej z przepisów ustawy;
d) nie informuje sygnalisty o niepodjęciu działań następczych w sytuacji gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym;
e) nie przekazuje sygnaliście informacji zwrotnej.
5. Organ publiczny nie przyjmuje zgłoszeń dokonanych anonimowo.
§ 5
DZIAŁANIA NASTĘPCZE
1. W terminie maksymalnie 7 dni od otrzymania zgłoszenia sygnalista otrzymuje potwierdzenie dokonania zgłoszenia wraz z klauzulą informacyjną stanowiącą załącznik nr 1 do procedury.
2. W przypadku zgłoszenia ustnego, sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia podczas spotkania, na którym dokonuje zgłoszenia albo podczas rozmowy telefonicznej.
3. Potwierdzenia, o którym mowa w ust. 1 dokonuje się na adres do kontaktu przekazany przez sygnalistę chyba, że:
a) sygnalista wystąpił z wyraźnym wnioskiem o brak dokonania potwierdzenia otrzymania zgłoszenia,
b) organ publiczny ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.
4. Na żądanie sygnalisty organ publiczny wydaje nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy.
5. Organ publiczny może zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, organ publiczny odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.
6. Organ publiczny może podjąć decyzję o odstąpieniu od weryfikacji zgłoszenia w sytuacji, gdy zgłoszenie jest w oczywisty sposób nieprawdziwe lub niemożliwe jest uzyskanie od sygnalisty dodatkowych informacji niezbędnych do weryfikacji zgłoszenia.
7. Zgłoszenie, które pozwala na przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego podlega niezwłocznemu procedowaniu.
8. Organ publiczny w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego może przekazać, o ile uzna to za zasadne, zgłoszenie:
a) jednostkom podległym lub nadzorowanym,
b) innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.
9. Do podmiotów, o których mowa w ust. 8, przepisy art. 42-44 ustawy stosuje się odpowiednio.
10. Organ publiczny lub osoba przez niego upoważniona rozpoznaje zgłoszenie, podejmuje działania następcze oraz przekazuje informacje zwrotne, nie później niż w terminie:
a) 3 miesięcy od przyjęcia zgłoszenia lub
b) 6 miesięcy od przyjęcia zgłoszenia, jeżeli zachodzą uzasadnione przypadki. W takiej sytuacji należy poinformować sygnalistę o przedłużeniu rozpoznania zgłoszenia przed upływem terminu 3 miesięcy od przyjęcia zgłoszenia.
11. Organ publiczny informuje sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek jego zgłoszenia.
12. Organ publiczny odstępuje od przekazania zgłoszenia, jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa. Organ informując sygnalistę o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia, podaje ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.
13. Organ publiczny dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy - na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
14. W przypadku uznana się przez organ publiczny za niewłaściwy do rozpatrzenia zgłoszenia zostanie ono przekazane do innego organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych, niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni .
15. Organ publiczny może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Sygnalista zostanie poinformowany o takim odstąpieniu. W razie kolejnego zgłoszenia - pozostanie ono bez rozpoznania. Fakt ten należy odnotować w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.
§6
REJESTR ZGŁOSZEŃ
1. Organ publiczny:
a) prowadzi rejestr zgłoszeń zewnętrznych, którego wzór stanowi załącznik nr
2 do procedury;
b) jest administratorem danych osobowych zgromadzonych w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.
2. Rejestr zgłoszeń zewnętrznych obejmuje:
a) numer zgłoszenia;
b) przedmiot naruszenia prawa:
c) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób:
d) datę dokonania zgłoszenia:
e) informacje o podjętych działaniach następczych;
f) informację o wydaniu zaświadczenia, o którym mowa w art. 38 ustawy:
g) datę zakończenia sprawy;
h) informację o niepodejmowaniu dalszych działań w przypadku, o którym mowa w art. 40 ust. 2 ustawy;
i) szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona, oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia - o ile organ publiczny posiada te dane.
3. Dane osobowe oraz pozostałe informacje zawarte w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
§ 7
OCHRONA SYGNALISTY
1. Organ publiczny gwarantuje, że procedura oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych:
a) uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom;
b) zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
2. Ochrona poufności, o której mowa w ust. 1 lit. b, dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
